Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung 1. Verantwortlicher Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist: Tobias Wagner, Karlstraße 1, 99423 Weimar, Telefon +49 1590 1403250, E-Mail info@tobiwagner.com. Soweit eine Planerin (hier: Nancy Events) die Plattform nutzt, um Hochzeiten und Events ihrer Kundinnen und Kunden zu planen, verarbeitet sie die Daten ihrer Kundinnen, Kunden und Gäste in eigener Verantwortung. Der Betreiber stellt die Plattform als technischer Dienstleister bereit und verarbeitet die Daten in ihrem Auftrag (Art. 28 DSGVO). 2. Hosting Die Plattform wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland betrieben (Rechenzentrum Nürnberg). Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in Deutschland und ist durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gebunden. Beim Aufruf der Seiten werden technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser) in Protokollen gespeichert und nach kurzer Zeit gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb). 3. Anmeldung und Cookies Für die Nutzung ist ein Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort nötig. Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt (gehasht) gespeichert. Nach der Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das 30 Tage gültig ist und keine Werbe- oder Analysezwecke hat. Es werden keine Tracking-Dienste, keine Analyse-Tools und keine Werbe-Cookies eingesetzt. 4. Welche Daten verarbeitet werden Im Rahmen der Eventplanung werden folgende Daten verarbeitet: - Auftraggeber: Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail, Telefon, Vorlieben und Hinweise zur Planung, Budget und Zahlungen. - Gäste: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Altersgruppe bzw. Geburtsdatum von Kindern, Übernachtungswünsche, Sitzplatz sowie Angaben zu Ernährung, Unverträglichkeiten und Allergien. - Dienstleister: Firma, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Verträge, Angebote, Positionen und Zahlungen. - Gespräche: Notizen, Aufzeichnungen und deren Transkripte, wenn die Planerin diese hochlädt. - Dokumente: Verträge, Angebote, Bilder und Pläne, die hochgeladen werden. Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Sie werden ausschließlich zur Planung der Verpflegung verarbeitet und nur auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Gäste (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) erfasst. Die Einwilligung holt die Planerin bzw. das Brautpaar bei der Gästeabfrage ein. Rechtsgrundlagen sind im Übrigen die Vertragserfüllung mit dem Auftraggeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie das berechtigte Interesse an einer geordneten Eventplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 5. Zugriff durch Auftraggeber Auftraggeber erhalten auf Wunsch einen eigenen Zugang. Sie sehen ausschließlich ihr eigenes Projekt und dort die Gästeliste, das Budget, das Konzept, den Sitzplan, den groben Ablauf und die für sie freigegebenen Dokumente. 6. Eingesetzte Dienstleister Die folgenden Dienste werden nur genutzt, wenn die Planerin sie in der Plattform eingerichtet hat: - OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, bzw. OpenAI L.L.C., San Francisco, USA): Umwandlung von Gesprächsaufzeichnungen in Text, Zusammenfassung von Gesprächsnotizen, Prüfung von Ablaufplänen, Auslesen von Angeboten und Verträgen sowie Erzeugung von Visualisierungen. Dabei werden die jeweiligen Inhalte an OpenAI übermittelt. OpenAI verwendet über die Schnittstelle übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. der EU-Standardvertragsklauseln. - Resend (Resend Inc., USA): Versand von Erinnerungs-E-Mails und Links zum Zurücksetzen von Passwörtern. Übermittelt werden E-Mail-Adresse, Name und der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. - Google (Google Ireland Ltd., Dublin): Anzeige und Ablage von Dateien in Google Drive, Übernahme von Meet-Notizen und Kalendereinträge, nur wenn die Planerin ihr eigenes Google-Konto verbunden hat. Die Verbindung kann jederzeit unter Verbindungen getrennt werden. - Canva (Canva Pty Ltd., Sydney, Australien): Verknüpfung von Designs und Moodboards, nur wenn die Planerin ihr eigenes Canva-Konto verbunden hat. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden. 7. Speicherdauer Projektdaten werden für die Dauer der Planung und danach zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert. Gästedaten werden nach Abschluss des Projekts gelöscht, sobald sie für die Abwicklung nicht mehr benötigt werden, spätestens nach zwölf Monaten. Gesprächsaufzeichnungen werden gelöscht, sobald ein Transkript vorliegt und die Planerin sie nicht mehr benötigt. Zugänge werden auf Wunsch gesperrt oder gelöscht. 8. Ihre Rechte Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten oder direkt an Ihre Planerin. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt. 9. Datensicherheit Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Zugangsdaten zu angebundenen Diensten werden verschlüsselt gespeichert. Der Server wird täglich gesichert. Stand: September 2026